Kako napraviti dnevni raspored u 6 koraka?

Napravite popis obveza
Prije nego počnete organizirati svoje zadatke, prvo zapišite sve što trebate obaviti za taj dan. Uključite stavke koje se ponavljaju poput sastanaka, vježbi i obveza, kao i jednokratne zadatke poput rokova ili telefonskih poziva. Možete odlučiti koliko detaljan želite da vaš popis bude. Na primjer, ako dodavanje "idi na ručak" pomaže strukturirati vaš dan, slobodno ga uključite.

Savjet:U redu je ako niste sigurni oko svih zadataka koje ćete morati obaviti u nadolazećem tjednu. Uvijek možete dodati nove stavke na svoj popis čim se pojave.

Odredite prioritete svojih zadataka
Ako vam se popis obaveza čini neodoljivim, ne brinite – određivanje prioriteta će vam pomoći. Određivanje prioriteta daje vam jasniji osjećaj što prvo treba učiniti. Ako izgleda kao

nećete sve završiti danas, znat ćete koji zadaci imaju najizravniji učinak i trebaju imati prednost.

Da biste odredili prioritet, označite svaki zadatak kao visoki, srednji ili niski prioritet. Razmotrite ova pitanja prilikom sortiranja zadataka:

• Koji zadaci imaju fiksne rokove?
• Koji zadaci moraju biti dovršeni određenim danima?
• Koji će zadaci izazvati stres ako se ne obave?
• Kojim zadacima se želim pozabaviti sljedećim?
• Koji zadaci mogu pričekati?

Savjet:Ako imate proturječne zadatke, procijenite koji je hitniji. Na primjer, ako je jedan projekt za klijenta, a drugi za vašeg šefa, klijentov projekt vjerojatno ima prioritet. Ako se rokovi preklapaju, nemojte se ustručavati pitati kolege ili svog voditelja za pomoć ili delegirati zadatke gdje je to moguće.

Postavite rokove
Pregledajte svoj popis obaveza i osigurajte da svaki zadatak ima jasan rok. Ako niste sigurni u točan datum poroda, postavite razuman rok za sada - uvijek ga možete prilagoditi kasnije.

Poput određivanja prioriteta, rokovi vam pomažu identificirati koji su zadaci najhitniji i određuju kada ih izvršiti. Bez rokova, lako je propustiti važne rezultate, čak i ako ste imali dovoljno vremena. Zapravo, nejasni rokovi jedan su od glavnih razloga odgađanja zadataka.

Savjet:Rokovi nisu samo za posao. Postavite rokove i za osobne ciljeve, poput treninga za maraton. Na primjer, raščlanite svoj plan treninga prema tome koliko milja trebate trčati svaki tjedan, tako da budete potpuno spremni za utrku.

Prepoznajte događaje koji se ponavljaju
Nakon što postavite rokove, zabilježite sve događaje koji se ponavljaju na popisu obaveza. To mogu biti tjedni sastanci, mjesečni čitateljski klubovi ili redoviti telefonski pozivi s klijentima. Istaknite ih kako biste bili sigurni da ih ne previdite.

Organizirajte zadatke prema vremenu, prioritetu ili roku
Sada dolazi zabavni dio - organiziranje vašeg popisa obaveza. Rasporedite zadatke prema dobu dana, prioritetu ili roku. Dok raspoređujete zadatke u svoj dnevni raspored, slijedite redoslijed koji ste stvorili na temelju prioriteta. Zadaci visokog prioriteta trebaju biti dovršeni prvi, dok se oni nižeg prioriteta mogu spremiti za kasnije tijekom dana ili tjedna. Obavezno rasporedite događaje koji se ponavljaju također po rasporedu. Kako označavate zadatke, vaš će se dnevni red prirodno popuniti.

Ostanite fleksibilni
Sa zacrtanim rasporedom, spremni ste za početak. Međutim, važno je ostati fleksibilan. Raspored koji napravite na početku dana možda neće biti baš ono što vam se dan odvija. Stvari se mogu promijeniti, a zadaci mogu potrajati više ili manje vremena od očekivanog, stoga ostanite prilagodljivi kada se pojave novi prioriteti i izazovi.